Press "Enter" to skip to content

Fascikli ali registratorjiin organizacija vaše pisarne

admin 0

Kadar je delo takšno, da je dokumentacije več in se uporablja tudi dobavnice, prevzemne liste, registratorje in podobne stvari, poleg tega pa je poslovanje tudi nekoliko širše in je morebiti treba vzporedno skrbeti za dokumentacijo večjega števila projektov, ki se vodijo ločeno, pa pride vedno prav, če nam pri organizaciji pomagajo pisarniški pripomočki in material – na primer registratorji, ki jih lahko uporabimo za barvno kodiranje dokumentacije.

Da poteka delo tekoče, mora biti v poslovnih prostorih dobro poskrbljeno za red- tako v delavnicah kot v pisarnah. Manjši podjetniki, pri katerih ni veliko dela z dokumentacijo, saj tedensko izdajo in prejmejo zgolj nekaj računov, ne potrebujejo kaj več kot preprosto omaro, v katero se zložijo njihovi fascikli s papirji.

Kako uporabiti barvno kodiranje s fascikli?
Pri podjetjih, kjer posel ves čas poteka enotno, je najbolj enostavno, da se uporabljajo fascikli za različne vrste dokumentacije. Ena barva označuje prejete fakture, druga izdane in tako naprej. Tako ni nikoli težav z iskanjem – fascikli pa na zunanji strani seveda potrebujejo datume, ki se nanašajo na vsebino, da znamo dokumente hitro določiti tudi po času nastanka oziroma prejema.
Kadar se znotraj podjetja poslovanje ločuje, pa nam takšno preprosto barvno kodiranje ne bo zadoščalo. Najbolje je, da se dokumentacija že po lokaciji, kjer jo hranimo, loči med seboj – ena omara naj bo na primer za domače posle, druga za tuje, ena za spletno prodajo športnih pripomočkov, druga za spletno prodajo otroške opreme …

Fascikli vam omogočajo tudi, da ločujete dokumentacijo glede na dobavitelje ali glede na kupce, kadar imate stalne odjemalce.
Kljub temu, da so fascikli danes na voljo v množici barv, pa morda teh ne bo dovolj, da bi poskrbeli za jasno ločevanje. V tem primeru lahko za grobo ločevanje uporabljate fascikle različnih barv, potem pa znotraj iste barve naredite še dodatno razlikovanje s tem, da na fasciklih uporabljate tudi etikete različnih barv. Tako lahko modri fascikli predstavljajo pogodbe z vsemi vašimi strankami, potem pa barvno kodiranje z etiketami označi vsebino. Za podjetje A tako velja na primer rdeča barva, s tem da so njihovi fascikli z izdanimi fakturami opremljeni z modro etiketo, s prejetimi pa z belo.
Tovrstnih načinov označevanja in organiziranja je kar precej, najbolje pa je seveda, da ga prilagodite svojim potrebam in oblikujete skupine in podskupine, ki so smiselno razvrščene ter vas s tem olajšajo delo. Če se boste organizacije držali, boste imeli vedno vse na mestu in pri roki – in tudi takrat, ko se napove obisk kakšne inšpekcije, vas ne bo prav nič skrbelo, saj boste vedeli, da je vse do potankosti urejeno.